Westing bygget strukturen før de satte fart på veksten

Westing har de siste årene satset målrettet på digitalisering og utvikling av systemer som effektiviserer arbeidsprosesser, forbedrer samhandling og legger til rette for videre vekst. Sammen med systemleverandøren Business Online har selskapet tatt viktige steg mot en mer strukturert og datadrevet arbeidsform, med bedre kundeoppfølging, høyere datakvalitet og sterkere beslutningsgrunnlag. Denne satsingen har nå blitt løftet frem i Finansavisen, og nedenfor kan du lese kundehistorien i sin helhet:

Først struktur, så vekst

Westing har levert malingssystemer og rådgivning til skip og industri siden 1981. Fra Hareid på Sunnmøre betjener selskapet kunder langs hele norskekysten og har utviklet seg til å bli AkzoNobels største malingsdistributør i Europa.

Med en ny vekstfase foran seg innså Westing at måten de jobbet på, var for tungvint til å vokse videre med.

Informasjonen lå veldig spredt i Teams, e-post og personlige mapper, og på lokale skrivebord. Og ikke minst i notatblokker. Vi manglet en tydelig struktur koblet til kunde og prosjekt. Det var vanskelig å finne fram, og mye svevde, sier Agathe Teige Eiksund, CEO i Westing.

Som mange andre vekstbedrifter så Westing at det som fungerte i dag, kunne bli tungvint når flere ansatte, kunder og prosjekter kom til. Derfor valgte de å rydde og bygge struktur før de vokste videre. Målet var enkelt: Systemene skulle jobbe for bedriften, ikke mot den.

Utfordringen var større enn et nytt CRM-system kunne løse

Utgangspunktet var et behov for bedre og tettere kundeoppfølging og bedre samhandling internt. Westing så behovet for et CRM-system og vurderte samtidig å styrke bemanningen. Underveis ble det tydelig at utfordringen omfattet mer enn salg og kundedata.

Vi brukte utrolig mye tid på å lete og koordinere. Det handlet totalt sett om hvordan vi jobbet med dokumenter, prosjekter, prosesser og samhandling, sier Eiksund.

Agathe Teige Eiksund, Daglig leder i Westing.

I 2025 tok Westing i bruk Business Online. Kundeinformasjon, prosjekter, prosesser, kvalitet og dokumentasjon fikk dermed en felles struktur i én plattform integrert med Microsoft 365.

Vi hadde prøvd andre CRM-systemer tidligere, men det var et stort pluss at Business Online var en del av Microsoft-økosystemet vi allerede jobbet i. Vi slapp å forholde oss til et helt nytt grensesnitt og kunne bygge videre på Teams, Outlook og verktøyene folk allerede kjente, sier Eiksund.

At løsningen var kjent for brukerne, var én ting. Minst like viktig var det at informasjonen fikk en tydelig plass.

Nå har alle dokumenter et naturlig sted å høre hjemme. Det er en tydelig logikk i hvordan de organiseres, og det gjør det mye enklere å finne dem igjen. De kan knyttes til et selskap, et prosjekt eller legges som styrende dokumentasjon.

For Eiksund var det viktig at systemet skulle gjøre det enklere å dele informasjon i praksis.

Det er lett å si at ansatte skal dele mer. Hvis det bare betyr flere e-poster og flere på kopi, da ender du opp med enda mer støy og mindre oversikt. Du må gi dem et system der informasjonen har en naturlig plass.

Felles struktur samler salg og teknisk

Westing har både kommersielle selgere og tekniske inspektører. De møter ulike personer ute hos kunden og bidrar med forskjellig kompetanse. Godt samspill mellom rollene er avgjørende når et prosjekt skal følges opp og kvalitetssikres.

Vi har ukentlige møter der vi går gjennom prosjektlister og leadslister. Da er det ikke bare én person som sitter på informasjon. Det blir et samspill der flere kan bidra inn mot både prosjekter og leads, forteller Eiksund.

I prosjektarbeidsrommet i Business Online får hvert prosjekt både en salgsansvarlig og en teknisk ansvarlig. Begge arbeider med den samme informasjonen.

Salgsteamet og det tekniske teamet lykkes mye bedre med å jobbe som ett team nå. De har en felles plattform å jobbe i.

Hun merker også at kapasiteten har økt.

Ikke fordi vi jobber mer, men fordi vi jobber mer strukturert. Vi bruker mindre tid på å lete, og det er mindre risiko for at ting faller mellom stolene eller blir liggende hos enkeltpersoner.

Fra spredt informasjon til proaktivt salgsarbeid

Som en del av salgsarbeidet bruker Westing et skipsregister som gir oversikt over hvilke malingssystemer fartøyene har, og når de skal i dokk. Tidligere lå denne informasjonen spredt i Excel, på e-post og hos enkeltpersoner. Det gjorde det vanskeligere å planlegge salgsarbeidet og følge opp kundene i forkant.

Nå er fartøyene samlet i et skipsregister i Business Online, knyttet til riktig kunde og prosjekt. Selgerne kan legge inn varsler før neste dokking og følge opp kunden i god tid.

Vi kan for eksempel få et varsel seks måneder før et skip skal i dokk. Da vet selgeren at vi må være på og oppsøke kunden. Skipsregisteret gjør at vi kan planlegge og jobbe systematisk med kundeoppfølgingen på en helt annen måte, sier Eiksund.Nå som Westing skalerer salgsorganisasjonen for å gripe nye markedsmuligheter, står strukturen i Business Online allerede klar.

Nye medarbeidere kan finne kunde- og prosjekthistorikken selv, følge en felles arbeidsmåte og bruke mer av tiden på kunder og salgsrettet arbeid. De er mindre avhengige av å finne den rette kollegaen eller be noen videresende en gammel e-post.

Det er utrolig mye enklere å være nyansatt i Westing i dag. Folk kommer seg mye raskere opp i fart og kan bruke tiden på kundearbeid i stedet for å lete etter informasjon. Vi er ikke lenger avhengig av notatblokka til enkeltpersoner, sier Eiksund.

Det gjør også lederjobben enklere. Eiksund kan følge prosjektene, se hva som pågår, og bygge rutiner rundt en felles arbeidsmåte.

For Westing var målet å rigge selskapet før voksesmertene meldte seg. Nå kan de bygge salgsorganisasjonen videre på en struktur som allerede er på plass og fungerer i praksis.

Erfaringen har gjort Agathe Teige Eiksund tydelig på hva andre vekstbedrifter bør prioritere.

Mitt råd til andre vekstbedrifter? Få på plass strukturen og gå fra personavhengighet til system – fra individuelle arbeidsmåter til én felles måte å jobbe på.